Diferentes estudios demuestran que las reuniones son menos productivas y eficaces de lo que deberían. Seguro que lo has experimentado en más de una ocasión, entras a una reunión que se alarga durante horas y, cuando sales, no solo has dejado de hacer un montón de tareas que tenías pendientes sino que, además, no has sacado ninguna conclusión de todo lo que se acaba de hablar.
Resultado, toda la gente sale con la impresión de haber perdido el tiempo.
Para que esto no vuelva a pasarte, vamos a darte algunas directrices que te ayudarán a que tus reuniones sean productivas:
Respeta el timing. Es frecuente que las reuniones superen el plazo de tiempo que se había establecido. Lo ideal sería que una reunión no excediera 1 hora. Entre los 30 y los 60 minutos es el tiempo que podemos conservar un alto nivel de concentración y de implicación. Si has previsto una reunión de 30 minutos, respeta los tiempos. Si prevés que pueda durar más de 1 hora, ten en cuenta hacer una pequeña pausa.
Convoca a las personas necesarias. Para una reunión realmente eficaz y con una lista de tareas concretas a realizar, convoca a las personas directamente implicadas. El número máximo de personas que deberían participar en una reunión no debería exceder de 6.
Valora el interés de la reunión. Estás pensado en convocar una reunión pero, ¿es realmente necesario? Lo que tienes que decir en esa reunión, ¿podría comunicarse o resolverse por otro medio más rápido y que no implique a varias personas dejando sus tareas durante una hora? Muchísimas reuniones podrían evitarse ya que se convocan sin un interés u objetivo claros. ¿Aporta un plus la reunión que estás pensando en convocar?
Diseña un planning concreto y comunícalo. Elabora un plan de cómo irá la reunión y envíasela a todos los participantes: la hora, la duración, el lugar, las personas que asistirán… Asimismo, comunica los objetivos de la reunión de forma clara y concisa y los temas que se tratarán.
Establece un tiempo para las preguntas y respuestas. Hay muchos puntos que se tocan en una reunión que necesitarán algunas aclaraciones. Deberías fijar un espacio de tiempo para preguntas y respuestas después de cada punto que se toque, no al final de la reunión, para que los participantes resuelvan las dudas que hayan podido surgirles.
Lleva a cabo las acciones comprometidas en la reunión. No hay nada que más pueda enervar a un trabajador que haber pasado un montón de rato en una reunión para que luego no se lleve a cabo nada de lo que allí se ha tratado. Es totalmente desmotivador y contra productivo. Si a lo largo de la reunión se han acordado una serie de acciones, llévalas a cabo.
